Ressources Humaines : 3 étapes pour être en conformité RGPD
La conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une obligation incontournable pour toutes les entreprises, y compris celles des Ressources Humaines. Le RGPD, en vigueur depuis 2018, impose des règles strictes sur la collecte, le traitement, et la gestion des données personnelles. Les services RH sont particulièrement concernés, car ils traitent quotidiennement des informations sensibles sur les employés, comme les contrats de travail, les fiches de paie ou encore les données personnelles de ce type : données d’aptitude, arrêts maladie….
Cet article a pour but de vous aider à mieux comprendre les 3 étapes capitales pour garantir une première mise en conformité RGPD dans votre service RH. Bien que ces conseils constituent un bon point de départ, il est important de rappeler qu’un travail plus approfondi et continu est nécessaire pour être en conformité complète.
1. RGPD et RH : Vérifier les procédures de traitement des données RH
RH RGPD Ressources Humaines et RGPD THE NEOSHIELDS
La première étape consiste à analyser les procédures internes quant à la manière dont vos équipes RH traitent les données personnelles. Cela inclut le cycle de vie des données, de la collecte à leur suppression.
Questions clés à se poser :
- Quelles données personnelles sont collectées ? Ai-je besoin de toutes ces données (principe de minimisation)
- Quelle est la finalité de chaque traitement de données ?
- Les salariés sont-ils informés de l’utilisation de leurs données ?
- Les processus internes garantissent-ils la sécurité des données (chiffrement, accès restreints, Dois-je conserver les données et si oui combien de temps ? etc.) ?
Pour faciliter cette étape et garantir un suivi optimal des traitements de données, vous pouvez vous appuyer sur des solutions spécialisées comme PRIVASHIELD. Cette plateforme de gouvernance RGPD permet de cartographier, suivre et gérer l’ensemble des données personnelles traitées par votre entreprise. Il vous aide également à gérer les droits des personnes concernées (droit d’accès, d’effacement, etc.) et à générer des rapports de conformité pour les audits. Une solution incontournable pour automatiser la conformité et gagner du temps.
2. Désigner un DPO (Délégué à la Protection des Données) entreprise – Conformité RGPD
La désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) est une autre étape essentielle pour garantir la conformité. Un DPO est responsable de la supervision de toutes les questions relatives à la protection des données personnelles au sein de votre entreprise. Selon la taille et la nature des traitements réalisés par votre entreprise, la désignation d’un DPO peut être obligatoire.
Deux options s’offrent à vous :
- DPO interne : vous pouvez désigner un employé déjà en place, sous réserve qu’il possède les compétences nécessaires.
- DPO externe : vous pouvez faire appel à un DPO externe via un prestataire spécialisé comme THE NEOSHIELDS, une entreprise experte dans la protection des données et la conformité RGPD.
Avec THE NEOSHIELDS, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé, que ce soit par la mise à disposition d’un DPO externalisé ou d’un coach DPO pour former et soutenir votre DPO interne. De plus, en externalisant cette fonction, vous vous assurez de disposer d’une expertise à jour sur les dernières réglementations et meilleures pratiques en matière de protection des données, mais aussi de la non existence de conflit d’intérêt
3. Formation RGPD RH Ressources Humaines : Se former aux bonnes pratiques
La mise en conformité RGPD n’est pas seulement une question de procédure, mais également de formation. Tous les membres du service RH doivent être formés aux bonnes pratiques en matière de protection des données. La sensibilisation à la sécurité des données et à la confidentialité est essentielle pour garantir que tous les acteurs soient au fait de leurs responsabilités. Une formation continue permettra d’assurer que chacun comprend l’importance du respect des normes RGPD.
C’est pourquoi nous proposons une gamme de formations spécialement adaptées à vos besoins, via notre organisme de formation certifié Qualiopi et également certifié par APAVE certification conformément au référentiel CNIL des organismes de formation RGPD (mettre le lien vers la page CNIL). Nos formations sont qualifiées et préparent à un examen de certification Bureau Veritas Certification ou APAVE certification, gages de qualité et de reconnaissance internationale. Parmi nos offres :
- Formation DPO selon le référentiel CNIL : Une formation complète pour former un DPO compétent et certifié BVC ou APAVE.
- Formations métiers pour les RH : Ces modules sont spécialement conçus pour les Ressources Humaines, en partenariat exclusif avec la certification Bureau Veritas, et permettent de certifier vos compétences en protection des données.
- Serious Games : Nous intégrons également des outils pédagogiques innovants, tels que des serious games, pour rendre l’apprentissage interactif et plus efficace.
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RGPD RH – Solution 360° : Choisir THE NEOSHIELDS ?
En conclusion, ces 3 étapes clés vous aideront à initier une démarche de conformité au RGPD dans votre service RH. Cependant, la mise en conformité est un processus continu qui nécessite une attention constante et un accompagnement personnalisé.
Avec THE NEOSHIELDS, vous bénéficiez d’une expertise de plus de 25 ans dans la protection des données. Voici quelques chiffres qui témoignent de notre engagement :
- 🔐 + de 500 entreprises accompagnées dans leur mise en conformité RGPD.
- 98% de satisfaction sur nos formations
- Des tarifs compétitifs : à partir de 69€ HT/mois pour la partie consulting et à partir de 790€ pour les formations.
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En suivant ces étapes et en vous appuyant sur notre expertise, vous pouvez vous assurer que votre service RH est sur la bonne voie pour une conformité optimale au RGPD, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des données personnelles traitées.
Vous souhaitez en savoir plus ? Lisez notre dernier article de blog à ce sujet RGPD Ressources Humaines.
Mais également 5 conseils pour les ressources humaines afin d’être en accord avec le RGPD !
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