Le Respect des Données pour les RH (RGPD)

La mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est essentielle pour toutes les entreprises. Les départements de ressources humaines (RH) doivent également respecter ces exigences. En tant que responsables de la collecte, du traitement et de la conservation des données personnelles, les RH jouent un rôle crucial. Il est donc impératif qu’ils adoptent des pratiques rigoureuses pour protéger les données de leurs collaborateurs. Cet article explore quatre aspects clés pour respecter les données RH dans le cadre du RGPD : sensibiliser les collaborateurs aux enjeux du RGPD, mettre en place des procédures pour la collecte et le traitement des données RH, obtenir le consentement des collaborateurs, et mettre en place des mesures de sécurité.

Sensibiliser les Collaborateurs RH aux Enjeux du RGPD

Tout d’abord, sensibiliser les collaborateurs aux enjeux du RGPD est crucial. Cela permet de renforcer la compréhension des principes fondamentaux de la protection des données.

Formation RGPD Ressources Humaines et Communication

Il est crucial d’organiser des sessions de formation régulières pour tous les collaborateurs, afin qu’ils comprennent les principes fondamentaux du RGPD et les raisons de sa mise en œuvre. Les formations doivent couvrir les droits des individus en matière de protection des données, les obligations des entreprises, et les conséquences potentielles des violations du RGPD, tant pour l’entreprise que pour les individus.

De plus, développez une culture de la protection des données. Pour ce faire, intégrez des messages sur la protection des données dans les communications internes. Mettez en place des affichages rappelant les bonnes pratiques et désignez des champions de la protection des données dans chaque département. Ces actions encourageront le respect des règles.

Les atouts THE NEOSHIELDS pour les formations RGPD

• Des tarifs compétitifs : à partir de 69€ HT/mois pour la partie consulting et à partir de 790€ pour les formations
• Des formations incluant aussi des options e-learning à partir de 10€/personne
• Des certifications reconnues :  Qualiopi pour les possibilités de prise en charge par votre OPCO – Certification DPO APAVE et BUREAU VERITAS et certifications exclusives RGPD par métier 
• 25 ans d’expertise dans la protection des données à caractère personnel
• Des modules spécifiques : Cybersécurité, RH, Marketing, Cookies, PIA 

Tous les formats : intra-inter, présentiel, distanciel, hybride, e-learning 

Formation RH RGPD : La protection des données

Développer une culture de la protection des données au sein de l’entreprise est également important. Cela peut se faire en intégrant des messages sur la protection des données dans les communications internes, en mettant en place des affichages rappelant les bonnes pratiques, et en nommant des champions de la protection des données dans chaque département pour encourager le respect des règles.

Responsabilisation des Collaborateurs

Enfin, il est essentiel de responsabiliser les collaborateurs en leur expliquant leur rôle dans la protection des données personnelles. Chaque employé doit comprendre qu’il est un acteur clé dans le respect du RGPD et qu’il doit adopter des comportements responsables, comme éviter de partager des informations sensibles de manière non sécurisée ou signaler toute suspicion de violation de données.

Mettre en Place des Procédures pour Collecter et Traiter les Données RH

Ensuite, mettez en place des procédures claires pour la collecte et le traitement des données RH. Voici quelques étapes clés à suivre.

Cartographie des Données

Commencez par cartographier les données. Identifiez quelles données sont collectées, où elles sont stockées, comment elles sont utilisées et qui y a accès. Cette étape vous donnera une vue d’ensemble des flux de données dans l’entreprise. Elle aidera également à repérer les points à risque.

Politique de Protection des Données

Élaborez une politique de protection des données détaillant les procédures pour la collecte, le traitement, la conservation et la destruction des données personnelles. Assurez-vous que cette politique soit accessible à tous les collaborateurs. Mettez-la régulièrement à jour pour refléter les changements réglementaires ou organisationnels.

Minimisation des Données

Respectez le principe de minimisation des données. Seules les données nécessaires à l’objectif poursuivi doivent être collectées. Les RH doivent éviter de collecter des informations superflues. Les données doivent être pertinentes et limitées aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Processus de Traitement

Définissez et documentez clairement les processus de traitement des données. Par exemple, utilisez des formulaires en ligne sécurisés pour la collecte. Assurez-vous que les données soient stockées dans des bases de données sécurisées et traitées de manière appropriée. En outre, utilisez l’anonymisation ou la pseudonymisation lorsque cela est possible.

Obtenir le Consentement des Collaborateurs pour le Traitement de Leurs Données

Le consentement est un élément central du RGPD. Pour les RH, obtenir le consentement des collaborateurs pour le traitement de leurs données est crucial.

Formulaire de Consentement

Utilisez des formulaires de consentement explicites. Les collaborateurs doivent pouvoir indiquer clairement leur accord ou leur refus. Rédigez ces formulaires dans un langage simple et accessible. Assurez-vous qu’il soit aussi facile de retirer son consentement que de le donner.

Consentement Éclairé

Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Les collaborateurs doivent comprendre exactement à quoi ils consentent. Le consentement ne doit pas être obtenu sous contrainte. De plus, permettez aux collaborateurs de retirer leur consentement à tout moment. Expliquez comment exercer ce droit.

Mettre en Place des Mesures de Sécurité pour Protéger les Données RH

Enfin, mettez en place des mesures de sécurité robustes pour protéger les données RH contre les accès non autorisés, les divulgations, les modifications ou les destructions.

Sécurité des Systèmes

Assurez-vous que les systèmes de gestion des données RH soient protégés par des mesures techniques robustes. Par exemple, utilisez le chiffrement des données, des pare-feu et des logiciels antivirus. De plus, effectuez des sauvegardes régulières et maintenez les systèmes à jour pour prévenir les vulnérabilités.

Accès Restreint

L’accès aux données RH doit être contrôlé et limité aux personnes ayant un besoin légitime. Mettez en place des systèmes d’authentification forts. Utilisez des contrôles d’accès basés sur les rôles et surveillez régulièrement les accès pour détecter toute activité suspecte.

Sensibilisation et Formation RGPD RH

Formez spécifiquement les collaborateurs RH sur les mesures de sécurité à appliquer au quotidien. Cela inclut la gestion des mots de passe, la reconnaissance des tentatives de phishing et les bonnes pratiques pour le traitement des données sensibles.

Plan de Réponse aux Incidents

Enfin, établissez un plan de réponse aux incidents pour réagir rapidement en cas de violation de données. Ce plan doit inclure des procédures pour identifier et contenir la violation, évaluer l’impact, notifier les autorités compétentes et les personnes concernées, et mettre en œuvre des actions correctives.

En conclusion, respecter les données RH dans le cadre du RGPD nécessite une approche globale et intégrée. Il est crucial de sensibiliser les collaborateurs, de mettre en place des procédures rigoureuses, d’obtenir le consentement éclairé, et de mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes. En suivant ces étapes, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux exigences légales, mais aussi renforcer la confiance de leurs collaborateurs et protéger leur réputation.

✅ Pour un plan détaillé de la mise en conformité RGPD de votre entreprise, au niveau du service des ressources humaines, contactez-nous.

🇫🇷 THE NEOSHIELDS, 1er en France, avec +de 25 ans d’expérience dans le domaine du RGPD.

Vous souhaitez réaliser un auto-diagnostic RGPD ?